Metode 5S, Meningkatkan Produktivitas dan Disiplin Karyawan di Tempat Kerja

By : Hasmina Syarif

Sejalan dengan semakin populernya konsep 5S yang diterapkan pada berbagai bidang organisasi antara lain dibidang industri, perbankan, kantor pelayanan jasa  maupun instansi pemerintahanan di seluruh dunia tidak terkecuali di Indonesia, telah menjadikan konsep sederhana ala Jepang tersebut menjadi titik tumpuan awal dalam strategi dan usaha melakukan perbaikan dibidang pengelolaan management organisasi untuk lebih baik.

Disamping sebagai program yang subtansial berwujud tindakan bersih-bersih untuk menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan, sistimatis dan efektif juga metode ini berpotensi dalam meningkatkan produktifitas dan disiplin karyawan ditempat kerja. Tidak sedikit ditemukan pihak-pihak yang menerapkan metode 5S merasa cepat puas karena seakan-akan peranan 5S sekedar bersih-bersih untuik menjadikan organisasi kelihatan lebih rapih, bersih dan terkesan lebih profesional, tanpa menyadari bahwa penerapan 5S yang dikembangkan lebih serius maka kenyataannya manfaat 5S akan lebih dari sekedar hal yang sudah disebutkan diatas antara lain dapat menciptakan perbaikan yang berdampak positif pada seluruh proses manajemen.

Taichi Ohno, sebagai penemu konsep TPS mengatakan bahwa Toyota ketika awal menerapkan sistem produksi yang dikenal dengan Toyota Production System (TPS), dalam perjalanannya telah menemukan banyak hal yang menjadi sumber terjadinya pemborosan. Apa yang dimaksud Ohno dalam kenyataannya mengingatkan bahwa masih banyak pihak  yang belum sadar bahwa perusahaan yang dikelolah sering terbebani dengan apa yang disebut „pemborosan (waste).

Pemborosan yang timbul menyangkut hal-hal yang berlebihan seperti kelebihan persediaan, kelebihan tingkat  kerusakan dll, akan tetapi dalam banyak kasus pemborosan yang dalam bahasa Jepang disebut MUDA,  sering berawal dan timbul dari aspek perilaku dan cara berpikir yang kurang baik dari karyawannya.

Kerapihan penyimpanan alat merupakan prasyarat dari 5S

Pada tingkat yang paling dasar, penerapan 5S itu dapat diperkenalkan sebagai program bersih-bersih terhadap limbah yang berlebihan. Namun demikian pada tingkat lain kita juga perlu  mengeksplorasi arti sebenarnya dari 5S sebagai suatu yang perlu dibangun bagaimana berhubungan dengan pihak lain ataupun customer.

Dalam berbagai kasus ketika melihat potensi perbaikan tidak terlihat,  memulai dengan konsep 5S adalah merupakan alternatif yang tepat untuk dilakukan. Pendekatan 5S secara historis berasal dari manajemen Jepang yang awalnya diterapkan dalam Toyota Production System (TPS) yang menggunakan 5 kata dalam bahasa Jepang, berawal dari huruf S (Seiri, Seiton, Seiso,Seiketsu dan Shitsuka).

1. Seiri

Setiap lingkungan kerja tidak terhindar dari sekumpulan barang-barang yang masih terpakai dan tidak terpakai. Kondisi tersebut memerlukan tindakan untuk memisahkannya sehingga  hanya barang-barang yang dibutuhkan saja yang boleh ada di lokasi kerja, selebihnya harus disingkirkan.

Misalnya, meja kerja untuk melayani pelanggan maka yang menerima pelanggan haruslah bersih, hanya boleh ada dokumen-dokumen yang diperlukan saja dan selain itu harus disingkirkan. Jika meja bersih dan rapih, tentunya karyawan yang bersangkutan akan lebih mudah melayani pelanggan. Selain itu, pelanggan terkesan puas dengan melihat lingkungan kerja yang rapih dan terkesan profesional.

Pemahaman seiri mengingatkan agar setiap operator/karyawan dalam tim kerja diminta bertanggung jawab atas area kerja mereka masing-masing  untuk mengidentifikasi apa yang dibutuhkan dan apa yang tidak. Akibatnya, secara bertahap yang bersangkutan mulai belajar mengambil tanggung jawab dilingkungan kerjanya sehingga tindakan sederhana dalam mengidentifikasi kemudian menyingkirkna barang-barang yang tidak dibutuhkan menjadi pilihan aktif dan komitmen setiap orang.

Dalam pengertian secara luas pengertian seiri tidak hanya terbatas pada membuang barang yang tidak dibutuhkan lagi tapi juga dapat diterapkan pada tingkat yang lebih tinggi  dimana kita dapat membersihkan organisasi dari kebijakan yang tidak perlu maupun kegiatan lain yang tidak memiliki nilai tambah.

2. Seiton (organize)

Seiton menyangkut hal-hal kerapihan ketertiban yang transparan dalam organisasi. Agar semua barang mudah didapatkan ketika diperlukan maka dibutuhkan tindakan untuk mengatur dan menyusun penyimpanan barang yang dimaksud secara teratur, rapih dengan pemberian label identifikasi yang jelas secara visual.

Permasalahan yang sering ditemukan dalam pelaksanaan seiton, ketika para karyawan ingin menerapkan 5S, mereka biasanya berkeluh kesah karena tidak adanya fasilitas penunjang yang memudahkan mereka seperti fasilitas penyimpanan berupa  fasilitas rak dan lemari penyimpanan yang tidak memadai.  

Dalam kondisi demikian ketika pihak manajemen puncak tidak menindaklanjuti dan membantu para pekerja/staff/operator untuk memperolehnya, maka perusahaan atau organisasi yang bersangkutan akan kehilangan kredibilitas manajemen dimata orang-orang yang paling berarti dalam menjalankan operasional organisasi.

Hal diatas tidak berarti bahwa kegiatan sederhanakan 5S harus membutuhkan pengeluaran anggaran yang besar disetujui oleh manajemen. Justru sebaliknya: perusahaan harus mulai dengan anggaran kecil dan melihat di mana mereka menggunakan kreativitas dan sumber daya internal mereka sendiri untuk membuat hal-hal yang baik. Dalam kaizen dikenal bahwa untuk melakukan perbaikan seyogianya dapat dimulai dan berawal dari hal-hal yang kecil.

Dalam melakukan tindakan seiton ditekankan  sbb :
• Tempatkanlah barang-barang & peralatan di lokasi yang sudah dirancang baik dan informatif sejak semula
• Simpanlah seluruh barang, alat, dokumen dan informasi apapun secara teratur dan berurutan.
• Aturlah peletakannya berdasarkan frekuensi pemakaian, tervisualisasi, aman dan mudah dijangkau.
• Pastikan bahwa barang-barang, alat,dokument yang dibutuhkan terletak pada tempatnya masing-masing.
• Kembalikan setiap alat atau fasilitas ke tempat semula ketika selesai digunakan.

3. Seiso (Clean)

Seiso merupakan langkah pembersihan yang dilakukan sesering mungkin. Pemahaman ini harus didalami sebagai tindakan pemeliharaan lingkungan dan fasilitas kerja yang ada.

Membersihkan fasilitas kerja dan peralatan kerja merupakan cara yang baik untuk menjamin umur teknis peralatan dan fasilitas yang dimiliki sekeligus akan menunjang kualitas proses. Misalnya, langkah pemeliharaan dan pengecekan mesin secara priodik merupakan cara terbaik yang harus dibiasakan,  sedikitnya untuk mencari kerusakan atau permasalah kecil yang berpotensi menyebabkan kerusakan dan kegagalan dimasa depan. Tindakan membersihkan fasilitas dan peralatan kerja secara rutin dan terjadwal merupakan tindakan awal yang paling efektif sebagai langkah preventif.

Dibidang perusahaan/instansi pemerintahan yang orientasinya pelayanan jasa, kebersihan lingkungan kerja menjadi sangatlah penting. Pelanggan mana yang tidak mau dilayani dalam lingkungan yang bersih? Jika  kondisi lingkungan kerja bersih, maka masalah bisa terlihat dengan baik dan transparan, sebab tidak menutup kemungkinan ketika melakukan bersih-bersih, akan ditemukan masalah yang tadinya tidak terlihat.

Jika kita khawatir tentang peralatan gagal dan lingkungan kerja yang kurangbaik, mengapa kita juga tidak khawatir tentang orang-orang yang gagal? Orang-orang terkenal buruk pada disiplin pemeliharaan harus menjadikan fokus untuk diperbaiki entah dengan cara apa yang akan dilakukan pihak manajemen. Intinya adalah pemeliharaan tidak sekedar membersihkan lingkungan kerja atau menjaga fasilitas kerja selalu bersih tapi juga menciptakan perilaku profesional di tempat kerja.

4. Seiketsu (Standardize)

Standarisasi dalam pengertian diatas menyangkut pengaturan rutinitas dan waktu yang tepat untuk melakukan pemeliharaan sesuai aturan yang ada dan merupakan dasar dari pekerjaan standar. Memperkenalkan lembar kerja pengontrolan 5S secara standar merupakan cara yang effektif dalam membangun konsep kerja standar. 

Dalam melaksanakan 5S perlu dilakuakan berdasarkan Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas dan menjadi acuan petunjuk yang harus ditaati. Salah satu sifat manusia manusia cenderung melakukan sesuatu sesuai dengan kehendak ketika tidak ada suatu aturan standard yang mengikat dengan beralasan “ini adalah cara saya” yang terbaik. Oleh karena itu penggunaan metoda pelaksanaan 5S yang standar sangatlah penting untuk menjamin konsistensi setiap orang.

5 Shitsuke (discipline).

Shitsuke adalah mendisiplinkan karyawan dalam menerapkan ke empat langkah 5S sebelumnya sebagai tindakan pembiasaan yang membudaya dalam menjadikan area kerja yang selalu bersih, nyaman dan produktif . Memastikan bahwa setiap orang agar terus meningkat dalam disiplin menjalankan 5S harian adalah murni masalah sasaran utama manajemen. Hal diatas menjadi tanggung jawab pemimpin tim, agar selalu konsisten dalam menjalankannya dengan mengadakan sistem audit yang digunakan untuk mengukur kinerja penerapan proses 5S. Apapun mekanisme manajemen pengawasan intinya selalu memastikan bahwa 5S diterapkan setiap hari secara berkelanjutan sebagai wujud konsisten setiap pekerja dalam menjalankan 5S.

Disiplin dalam penerapan 5S merupakan jalan dalam memupuk pembelajaran dengan pendekatan perbaikan secara terus menerus. Ketika suatu permasalahan teridentifikasi melalui proses penerapan 5S harus disikapi dengan mengharuskan setiap karyawan untuk meresponnya dengan solusi penyelesaian. 

Manfaat 5S

Berdasrkan pengalaman kami yang seringkali memberikana arahan dalam implementasi metoda 5S, 10 sampai 30% peningkatan efisiensi dibidang manufaktur dapat diperoleh melalui penerapan 5S yang sistematis.

Manfaat 5S adalah sebagai berikut;

1.     Efisiensi, meningkat dengan mengatasi kesemrawutan di ruang kerja yang sangat terorganisir dengan baik.

2.     Memudahkan dalam mengidentifikasi alat dan komponen yang diperlukan .

3.     Setup time berkurang karena organisasi peralatan secara jelas diberi label dansangat terlihat secara visual.

4.     Meningkatkan semangat kerja dengan melibatkan karyawan yang membuat pekerjaan mereka lebih mudah

5.      Pemasaran karena tata letak rapi dan terorganisir yang dihasilkan dari pelaksanaan Anda dari 5S alat.

6.      Kualitas ditingkatkan karena cara standar atau pemeliharaan kerja dan dasar alat dan mesin.

7.      Alat yang benar dan peralatan berada di tempat berarti bahwa alat yang tepat digunakan untuk pekerjaan  untuk mengurangi kerusakan.

8.      Peningkatan efisiensi penghematan.

9.      Meningkatkan keselamatan karena penghapusan kesemrawutan yang menciptakan bahaya.

Penerapan metodologi 5S biasanya diimplementasikan menggunakan 4 tahapan proses : (1) pembentukan tim lintas fungsional (termasuk karyawan yang bekerja di daerah yang terkait), (2) Melakukan tur inspeksi ke semua areal kerja yang berhubungan dengan proses kerja dan tempat yang akan di tinjau sesuai jadwal. (3) brainstorming tentang cara-cara yang efektif mengurangi pemborosan. (4) Visualisasi hasil audit/inspeksi 5S  dan hasil tindakan perbaikan yang dicapai secara transparan.

Menyikapi tempat kerja agar selalu terpelihara dengan pendekatan 5S mencerminkan moral karyawan yang baik dengan disiplin moral yang kokoh. Banyak karyawan yang telah berhasil mencapai disiplin pribadi karyawan yang tinggi akan tetapi hanya bersifat sementara, oleh sebab itu memelihara dan menjaga lingkungan kerja dalam tingkat yang tinggi pada dasarnya merupakan tugas yang menantang, Moral dan disiplin pribadi  yang ditingkatkan di areal shopfloor membutuhkan keterlibatan, partisipasi dan saling berbagi  informasi lintas karyawan sehingga dapat memperlancar proses perbaikan (kaizen) dan menjaga momentumnya yang pada akhirnya akan membawa perubahan pada budaya kerja yang baik.