Metode Problem Solving di Lingkungan Kerja.

By : Wolio-Shopfloor Management & Genba Kaizen Specialist

Budaya memecahkan masalah (problem solving) merupakan kunci dalam upaya  melakukan perbaikan secara terus-menerus yang berdampak positif terhadap terciptanya produk yang berkualitas, karena ketika kita memecahkan masalah dengan baik dan cepat dan sistematis kita akan menjadi lebih produktif. Hal tersebut dapat tercapai jika dilakukan usaha pemberdayaan diseluruh level karyawan dalam menunjang terciptanya lingkungan kerja yang berorientasi perbaikan secara terus menerus agar lebih baik (kaizen).

Begitu pentingnya pemahaman problem solving khususnya dalam pengelolaan pekerjaan yang berada di shoopfloor area, dimana setiap saat permasalahn selalalu mengintai bagi siapapun yang melalaikan aturan dan prosedur yang ada. Dalam lingkungan kerja, masalah dapat digambarkan sebagai situasi dimana antara yang diharapkan/direncanakan dan kenyataan yang terjadi tidak sesuai atau terdapat hambatan antara yang dinginkan dengan keadaan yang sebenarnya. 

Menciptakan budaya pemecahan masalah yang efektif, haruslah dilakukan secara sistematis, terstruktur dengan prosedur eskalasi yang terintegrasi, sehingga pemecahan masalah dapat dilakukan dengan cepat dalam menaggulangi setiap persoalan yang biasa muncul di area shopfloor.

Taiichi Ohno sebagai figure yang memprakarsai lahirnya Toyota Production System (TPS), sering mengatakan bahwa :

 „ Tidak memiliki masalah adalah merupakan masalah yang terbesar dari semua, Dia memandang masalah bukan sebagai sesaatu yang negatif, tetapi sebagai "peluang Kaizen=Perbaikan yang menyamar." Setiap kali masalah muncul, dia mendorong stafnya untuk menyelidiki sumber masalah dan selalu "bertanya lima kali 'mengapa' tentang setiap permasalahan.

Hal tersebut adalah wajar bahwa setiap pekerjaan pasti saja ditemukan permasalahan, baik permasalahan yang berpotensi muncul dan telah diantisipasi dengan tindakan preventif melalui penggunaan metoda yang efektif seperti menerpakan sistem Poka Yoke dsb.

Yang harus dihindari dalam konteks pemecahan masalah adalah timbulnya kesalahan yang sama secara berulang  yang dikarenakan ketidak efektifnya metode yang diterapkan atau para pemecah masalah tidak sanggup mengidentifikasi akar penyebanya (root caused) yang sebanrnya.

Terdapat beberapa pendekatan dalam mengidentifikasi permasalahan, dalam konsep lean yang berbasis shopfloor managemen (genba kanri), sehingga identifikasi dapat dilakukan dengan menggunakana pendekatan 5S, 7 waste ataupun suatu yang dikenal dengan aktivitas Genji Genbatsu ( suatu istilah bahasa Jepang yang berarti pergi untuk mengunjungi lapangan/tempat kejadian untuk mengetahui dan memahami permasalahan yang sebenarnya).

Hampir sebagian besar perusahaan/organisasi memiliki orang-orang yang telah berpengalaman melalui beberapa bentuk pelatihan pemecahan masalah, namun sangat sedikit perusahaan atau organisasi menanamkan budaya pemecahan masalah yang sustaibable dalam lingkungan kerja yang berbasis kelompok (tim kecil). 

Tidak tumbuhnya budaya pemecahan masalah dikarenakan beberapa faktor yang terlupakan anatara lain disebabakan karena  :

-    Timbulanya masalah lebih dianggap sebagai factor untuk saling menyalahkan dibanding sebagai      kesempatan untuk melakukan perbaikan melalui identifikasi akar permasalahan yang tepat.

-         Ketika masalah terjadi hal  pertama  yang  ingin  diketahaui  adalah siapa  yang  melakukannya?   Ketika mereka tahu biasanya melakukan "stempel" akar-penyebab dan menyatakan bahwa akar penyebab adalah kurangnya pelatihan. Karena re-pelatihan tidak mencegah masalah dari terjadi lagi, pasti akan terulang. Dengan kondisi tersebut, sangat jarang bisa dilihat bahwa masalah adalah kesempatan untuk perbaikan sebagaimana yang di katakan Taichi Ohno diatas.

-         Masalah  harus  diperlakukan  sebagai  kegagalan  "sistem"  dari  pada  kegagalan  orang.  Misalnya saja seorang operator mesin bertugas mengamati mesin untuk memastikan bahwa prosesnya tidak menyebabkan produk rusak (cacat). Tidak dapat dipungkiri dalam situasi terjadinya yang tidak terdeteksi dari waktu ke waktu sehingga baru dapat ditemukan dalam proses hilir. Dengan demikian sebuah perusahaan pemecahan masalah akan mengamati ini sebagai kesempatan untuk mengubah sistem daripada untuk kembali melatih operator.

Seluruh karyawan harus diberdayakan dalam wujud kelompok kerja untuk selalu mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang dibuat secera tranparant dengan pendekatan penyelesaian yang menggunakan system eskalasi pada tiap level manajemen.

Proses harus menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah, apa yang harus dilakukan dan proses apa yang harus diikuti untuk memecahkan masalah sebagai usaha penanggulangan.

Tehnik yang paling efektif  dalam mengidentifikasi suatu akar peneyebab timbulnya permasalah sebagaimana yang diterapakan dalam konteks manajemen Toyota yang dikenal dengan TPS  adalah dengan menggunakan metoda PDCA (Plan-Do-Check-Action)

1. PLAN (Merencanakan) 

Merencanakan langkah-langkah spesifik dari melakukan identifikasi masalah yang ada hingga menjadi tindakan untuk memperbaiki keadaan menjadi lebih baik.

2. DO (Melakukan tindakan)

Menetapkan tindakan-tindakan perbaikan yang di rencanakan. Kemudian menerapkan sesuai kesepakatan yang telah ditetapkan/dilakukan.

3. CHECK (memeriksa hasil)

Melakukan pemeriksaan untuk memastikan rencana tersebut berjalan dengan baik sehingga masalah penyimpanagan yang sama tidak terulang kembali lalu fokus ke perbaikan yang berkelanjutan.

4. ACT (Tindakan)

Tindakan untuk mengimplementasikan, mendokumentasikan dan mempertahankan rencana kerja untuk menghindari rintangan yang timbul.

Implementasi penerapan PDCA diuraikan dalam beberapa proses penyelesaian masalah yang dikenal dengan 8 Process Toyota Business Process  meliputi  :

1.      Menentukan persepsea awal terjadinya masalah.

      Identifikasi  permasalahan  secara  rinci  menyangkut  masalah-masalah  yang  muncul untuk memperjelas masalah yang terjadi.

2.      Mengklarifikasi masalah yang terjadi.

      Uraikan dengan  rinci   permasalahan  yang  terjadi  dan  lakukan   kunjungan  ketempat  kejadian  untuk mensinkronkan data yang ada dengan kondisi kejadian yang sebenarnya.

3.  Menentukan titik permasalahan (point of cause)

Tindakan cepat sementara untuk mencegah permasalahan lebih lanjut dengan menentukan penyebab lansung melalui pelacakan kembali untuk mengetahui penyebab suatu permasalah (sering digambarkan dengan lokasi fisik terjadinya masalah atau berupa keterangan  dan penjelasan).

4.      Investigasi akar permasalahan dengan 5W (5 Mengapa)

      Tindak  lanjuti dengan  melakukan dan  mengidentifikasi  berbagai potensi  terjadinya  masalah. Lakukan dengan menggunakan diagram Oshikawa untuk menevaluasi peneyebab lansung dan pendekatan 5 Why (5 mengapa) untuk mengetahui akar permaslahan yang terjadi.

Dengan mengulang mengapa sebanyak lima kali, maka menjadi mungkin untuk mengidentifikasi penyebab yang sebenarnya dan solusi sebenarnya ( Taichi Ohno)

      Evaluasi potensi penyebab lansung terjadinya masalah berdasarkan kenyataan yang dilakukan.

5.      Mengembangkan Penaggulangan masalah

      Evalausi  kemumngkinan  penanggulangan  masalah  untuk  menanggulanagi  penyebab lansung. Tindakan Spesifik untuk menaggulangi "Penyebab langsung" dan Akar Permasalahan, melalu suatu tindakan "action plan" yang terencana dengan baik

6.      Memantau Penanggulanagan (see countermeasure)

      Lakukan  evaluasi  terhadap  kenyataan yang  dipeorlaeh berdasarkan action plan yang disebutkan pada point No. 5.

7.      Melakukan evaluasi

      Bagaimana hasil tindakan & perubahan yang dicapai pasca tindakan perbaikan.

-     Apa poin pembelajaran telah diperoleh, dan kepada siapa, harus dikomunikasikan        

-    Review hasil perbaikan secara teratur sampai pelaksanaan penaggulangan tuntas dilaksanakan

8.      Standarnisasi.

      Documentasikan hasil perbaikan dan jadikan sebagai standar acuan kerja yang baru.

-         Berbagi informasi ( Yokaten) : pelajari permasalahannya dan lakukan sharing

      informasi kepada pihak  lain terkait di lingkungan pabrik.

-         Apakah penaggulangan masalah termasuk Poka Yoke? bagaimana pelaksanaannya.

Dari langkah diatas, kekuatan penggunaan 5W dalam mengdentifikasi akar permasalahan harus didukung dengan penguasaan dalam memahami persolan yang terjadi dilapangan. Karena hal ini merupakan titik fokus dalam memberikan kejelasan dan sebagai dasar dalam melakukan penanggulangan dengan mengidentifikasi akar permasalahan yang sebenarnya.

Tanpa langkah-langkah informasi yang tidak relevan dan mengenalan permasalah secara real dilapangan maka menemukan kesepakatan tentang akar penyebab masalah semakin sulit. Tindakan yang efektif hanya dapat mengikuti pemikiran yang jernih.

Di Toyota proses penyelesaian masalah dipetakan kedalam suatu standar form yang ringkas dan efektif yang dikenal dengan A3 Problem Solving, untuk tujuan pemecahan masalah yang difokuskan mencari akar permasalahan yang sebenarnya sebagai langkah yang strategis untuk melakukan perbaikan yang efektif dengan menghindari agar permasalahan yang sama tidak terjadi terjadi kembali.

Adalah telah menjadi tantangan hanmpir disemua level manajemen dalam suatu lingkungan organisasi lebih-lebih dalam banyak organisasi, pemecahan masalah merupakan sesuatu hal yang dianggap remeh selama ini, tanpa disadari bahwa ketrampilan melakukan pemecahan masalah sangat diperlukan dalam meraih keuntungan sesuai target yang dicanangkan serta memuaskan pelayanan.