Pentingnya Key Performance Indikator (KPI) dalam Shopfloor Manajemen (Genba)

By : Wolio - Shopfloor Management & Genba Kaizen Specialist

“You can’t manage if you can’t measure “, suatu kutipan yang bijak dalam mengelola shopfloor area yang terkait dengan pentingnya mengukur dan melakukan monitoring keberhasil kinerja dalam suatu operasional kerja. Dewasa ini salah satu pendekatan metode yang efektif  dan telah banyak digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan bahkan organisasi pemerintahan, termasuk kinerja pencapaian di shopfloor area disebut  "Key Performance Indicator (KPI)".

Dalam konteks pengelolaan operasional kerja di lapangan (shopfloor area) kita tidak bisa benar-benar mengharap untuk meningkatkan kinerja yang berprestasi lebih baik dari status pencapaian sebelumnya kecuali dapat mengukur setidaknya beberapa variable kunci yang mempengaruhi kinerja utama sebagai acuan dasar dalam melakukan pemantauan (monitoring) terhadap indikator keberhasilan standar yang harus dicapai sesuai dengan visi yang dicanangkan.  

Ditatanan manajement yang bertanggung jawab mengelolah proses operasional perusahaan maupun organisasi, masih banyak ditemukan beberapa pihak yang bingung menentukan variabel-variabel apa saja yang penting untuk di ukur dengan konsisten. Sehingga masih banyak yang mempertanyakan maksud dan tujuan Key Performance Indicator (KPI).

Visualisasi & transparansi KPI di Shopfloor Area

  

Key Performance Indicator (KPI)  yang dalam bahasa Indonesia dikenal dengan “Indikator Kinerja Utama” sebagai suatu alat yang banyak diterapkan untuk membantu menentukan dan mengukur kemajuan pencapaian kinerja dengan menfokuskan pada variable-variabel penting yang menjadi sasaran organisasi/perusahaan/pemerintahan.

Sebagai strategi manajemen berbasis kinerja, pendekatan penerapan KPI dalam konteks shopfloor management yang di arahakan untuk mengembangkan kinerja tersebut dilakukan melalui tahapan evaluasi target pencapaian jangka pendek untuk mendukung status pencapaian KPI secara jangka panjang. Indikator keberhasilan yang harus diukur selalu disesuaikan dengan elemen pokok yang menjadi acuan suatu kelompok kerja berdasarkan metrik yang menjadi target utama yang telah ditentukan.  

Dalam penerapannya variable metrik KPI yang akan dijadikan prioritas utama pada umumnya dikaitkan dengan strategi organisasi yang mengacuh pada sasaran pioritas manajemen dalam mewujudkan visi perusahaan, contohnya ; penerapan sistem Balanced Scorecard (BSC) atau sistem Kartu Skor Berimbang

Indikator kinerja utama merupakan bagian penting dari informasi yang diperlukan untuk menentukan dan menjelaskan bagaimana proses produksi/pelayanan bisa berlangsung dengan baik dari waktu kewaktu. Dibanyak perusahaan, pendekatan penerpan KPI juga sering digunakan untuk menilai keadaan kini suatu proses operasi dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut untuk langkah perbaikan, termasuk untuk menilai aktivitas-aktivitas yang sulit diukur seperti variable-variabel yang terkait dengan pengembangan kepemimpinan, perjanjian, layanan, dan kepuasan terhadap pelanggan.

Karakteristik KPI dalam shopfloor manajemen harus memenuhi kriteria sebagai berikut ;  (1)  Kuantitatif : disajikan dalam bentuk angka dengan menentukan seberapa baik memenuhi tujuan mengatur operasional dan strategis. (2) Praktis: Mengintegrasikan dengan baik proses perusahaan saat ini. (3) Direcsional : Membantu untuk menentukan apakah kinerja suatu perusahaan/organisasi/kelompok kerja semakin baik atau buruk. (4) Ditindaklanjuti (follow up): Mencanangkan tindakan penanggulanagan untuk menghasilkan perubahan lebih baik sesuai yang diinginkan.

Tindakan memantau setiap perubahan melalui KPI adalah penting untuk memahami serta mamantau stabilitas proses produksi dan jika terjadi ketidaksesuain terhadap sasaran target maka akan sangat memungkinkan tindakan perbaikan yang cepat, strategis dan tepat sasaran. Penerapan variable utama KPI sebagai metrik yang standard dalam konteks manajemen shopfloor berbeda beda disetiap perusahaan, tergantung karakter dan target utama yang menjadi sasaran kelompok kerja yang berbasiskan strategi yang dicanangkan perusahaan.

Hal inilah yang menyebabkan kenapa KPI merupakan bagian kunci suatu sasaran terukur yang terdiri dari arahan, tolok ukur, target, serta kerangka waktu. Sebagai contoh: "meningkatkan kinerja produktivitas dan outpun produksi dari 1000 unit menjadi 1200 unit akhir tahun 2013". Dalam contoh ini, penghasilan jumlah produksi sesuai perioda waktu yang ditentukan adalah suatu KPI.

Dibanyak perusahaan yang telah menerapkan pengukuran kinerja, hasil pencapaian yang diperoleh masih tersimpan secara tertutup, sehingga banyak pihak khususnya yang berkerja di area shopfloor (lapangan) tidak mengetahui variabel utama yang harus dicapai karena terkersan seakan hanya kalangan tertentu saja yang penting untuk mengetahui status kinerja pencapai yang ditargetkan. Hal inilah yang dimaksud dengan tidak adanya transparansi terhadap target perusahaan yang harus dicapai.

Dalam penerapannya di area kerja, setiap KPI harus tranparant yang biasanya tervisualisasi ditempat yang strategis  dengan menggunakan fasilitas dalam bentuk papan control (scoreboard) dengan tampilan informasi yang singkat dan informatif dan disajikan secara sederhana dalam bentuk table dan grafik yang mudah difahami secara visual sehingga perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu dengan isi informasi yang fokus terhadapa fakta yang ada akan dapat terlihat dengan jelas dan fahami bagi siapapun yang melihatnya. 

Perusahaan yang menerapkan lean manufacturing yang selalu menyoroti perubahan perbaikan proses, sering menggunakan indikator kinerja kunci untuk mengukur data mereka. Setiap manajer perusahaan harus mengetahui perkembangan perubahan kinerja dengan baik untuk memahami indikator keberhasilan yang telah tercapai atau kegagalan disebabkan kerana munculnya permasalahan. Dengan demikian dapat dijadikan acuan untuk segera melakukan penanggulangan dengan mencari solusi bagaimana memperbaikinya.

Sekalipun dalam pelaksanaannya banyak ditemukan bahwa variable utama KPI dalam sistem Balance Scorecard yang lebih luas diarahakan pada empat faktor yang utama meliputi ; Customer, Operasional, Financial dan Learning & Growth. Dalam kenyataannya untuk menerapkannya di jalur area operasional (shopfloor area) banyak yang mengikuti pendekatan lean management system dengan menfokuskan elemen-elemen KPI yang mutlak harus dipantau sebagai alat monitoring aktifitas proses produksi secara efektif dikenal dengan pendekatan QDCMS (Quality, Delivery, Cost,Moral dan Safety) sebagai berikut ;

1.  Delivery/Production 

Menjelaskan indikator kerja yang terkait dengan volume produksi dalam bentuk target perencanaan serta pencapaian tingkat output produksi secara periodik. Misalnya target dan realisasi produksi harian maupun bulanan.

2.  Quality

Menjelaskan indikator kerja yang terkait dengan kualitas produksi dalam bentuk target perencanaan serta pencapaian secara periodik. Misalnya target dan realisasi secara harian maupun bulanan. Defect Rate, First Run Rate dll.

3.  Cost (Productivity)

Menjelaskan indikator kerja yang terkait dengan produktifitas secara periodik. Misalnya target dan realisasi efisiensi dan produktifitas seperti Produktivitas proses produk (Production productivity) dalam persen (%), efisiensi produksi (production efficiency), Jam orang per-unit yang biasa dikenal dengan JOPU, Overall . Overall Equipment Effectivenes (OEE) yaitu indicator yang sangat ampuh untuk memantau produktivitas mesin, orang dan material dll.

4.  Moral

Moral yang baik adalah suatu aspek yang mutlak harus dimiliki oleh setiap karyawan, karena dari pembentukan moral yang baik akan bermuara pada terciptanya disiplin yang tinggi.  Pembentukan moral bagi karyawan perlu topang dengan menciptakan lingkungan kerja bagi karyawan agar bekerja dengan bangga dengan loyalitas yang tinggi agar tumbuh kepercayaan yang dapat mengembangkan potensi mereka, untuk mewujudkan pertumbuhan diri karyawan.

Aspek moral yang dapat dijadikan sebagai KPI dapat dipantau dengan memonitor status, skill & kinerja keberhasilan yang dimiliki setiap orang. Misalnya ; Kehadiran, skill matrix, training progress dll.

5.  Safety

Factor Safety dalam area shoopfloor pada dasarnya bukan hanya merupakan suatu aspek yang merupakan prioritas, akan tetapi juga merupakan kebutuhan. Setiap pekerja menginginkan keamanan lingkungan kerja yang standar dengan demikian areal kerja perlu dirancang agar mudah dioperasikan, membuat pekerjaan cepat, nyaman, efisien dan ergonomis. Setiap karyawan dalam bekerja perlu mengantisipasi  dan mengurangi faktor-faktor risiko potensial efisien dan berusaha untuk mencegah kecelakaan kerja.

Dengan demikian aspek safety tidak lepas dari aspek yang harus di pantau dalam bentuk KPI.

Namun demikian, hampir sebagian besar masih ditemukan dibanyak perusahaan yang sangat sulit menentukan indikator KPI yang tepat untuk meningkatkan kinerja pencapaiannya karena belum memahami KPI dengan baik.

Tujuan KPI shopfloor :

Memberikan bentuk penyajian informasi yang lebih informatif dan terstruktur untuk mengetahui sejauh mana kinerja pencapaian dalam keberhasilan mewujudkan target kerja yang telah ditetapkan.

KPI  merupakan indikator yang memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujud kan target kerja yang telah kita tetapkan di setiap kelompok  kerja sbb :

• Indikator KPI harus bersifat terukur secara baik dan sistimatis.
• Indikator KPI juga merujuk pada hasil kerja (output kerja) yang harus terpantau.
• Ukuran keberhasilan harus menunjukkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable)
• Indikator KPI harus mendorong peningkatan kinerja bukan hanya memantau kinerja.
• Indikator KPI dapat berubah seiring dengan perubahan waktu dan fokus strategi dan visi perusahaan.
• Indikator KPI harus mudah difahami dan memberikan umpan balik untuk kelompok kerj dan manager.
• Indikator KPI harus bervariasi di tiap kelompok kerja sesuai target dan visi kelompok kerja.