Strategi Menerapkan Metode 5S yang Effektif di Perusahaan

By : Wolio - Shopfloor Management & Genba Kaizen Specialist 

Keberhasilan banyak perusahaan di dunia dalam menerapkan metode 5S telah menjadi pijakan awal yang mendasar sebagai bagian yang fundamental dalam mencanangkan penerapan startegi perbaikan terus menerus (continuous improvement) sehingga menempatkan metode 5S sebagai salah satu elemen yang penting dalam melakukan penerapan Lean Management yang saat ini sedang populer. 5S adalah suatu sistem untuk mengurangi pemborosan dan mengoptimalkan produktivitas melalui terciptanya tempat kerja yang teratur, rapih, sistimatis dengan menggunakan isyarat visual untuk mencapai hasil operasional yang efektif jika jalankan dengan konsisten.

Istilah 5S berasala dari bahasa Jepang yang dikenal sebagai singkatan dari: (1). Seiri (Pemilahan) : Mengidentifikasi dan menyisihkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja dengan  hanya menyisakan item yang diperlukan saja. (2) Seiton (Penataan) : Mengatur semua item dengan rapih bersih mudah terlihat secara visual untuk kemudahan penggunaan dan pengambilan jika diperlukan serta memungkinkan barang yang hilang dan kurang dapat teridentifikasi dengan cepat. (3) Seiso (Pembersihan) : Melakukan pembersihan secara sistematis dan konsisten di sekitar area kerja agar membuat pekerjaan se-hari hari menjadi lebih mudah, rapih, bersih dan efisien. (4) Setsuke (Pemantapan): menjamin bahwa semua orang tahu apa yang harus dilakukan/diharapkan dengan baik sehingga dapat menghindari potensi ketidaksesuaian/permasalahan yang timbul.(5) Seiketsu (Pembiasaan) : Membuat suatu budaya dengan seperangkat nilai-nilai bersama dengan mempertahankan semua dari ke empat hal di atas.

Cth : Penerapan 5S dia Shopfloor area

Secara historis 5S awalnya merupakan embrio dari karakter management gaya Jepang yang dikenal sebagai bagian dari manajemen tempat kerja yang paling fundamental dan sangat efektif untuk mendisiplinkan karyawannya dalam mengelola tempat kerja dengan rapih, bersih, terorganisir, produktif dan berbudaya. Seiring dengan perkembangannya yang pesat dan banyak diadopsi oleh perusahaan utama di didunia saat ini, di Indonesia sistem ini dapat diterjemahkan dan dikenal dengan istilah 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin), namun pada dasarnya tidak ada perbedaan antara ”5S” dan ”5R”.

Walaupun awalnya banyak yang menganggap 5S hanya sebatas program bersih-bersih,namun seiring dengan perkembangannya ternyata telah terbukti bahwa apabila sistem ini diterapkan secara sungguh-sungguh, sistemik dan tepat sasaran ternyata secara lansung memiliki peranan yang cukup signifikan dalam menopang terciptanya budaya kerja produktif untuk menunjang peningkatan kinerja perusahaan yang berdampak pada efektifitas kapasitas produksi, peningkatan kualitas produk, pengurangan biaya, pengiriman tepat waktu, menjamin terciptanya keselamatan kerja serta meningkatkan pelayanan di beberapa perusahaan jasa yang menerapkannya. Selebihnya penerpan 5S juga ternyata dapat menciptakan pola kerja dengan disiplin tinggi, bermoral dan lingkungan kerja yang terkontrol dengan suasana yang bersih/sehat dan nyaman sehingga dapat menciptakan kesan yang postif terhadap siapa saja termasuk para pelanggannya.

Namun demikian, berdasarkan penelusuran kami, dilain pihak tidak sedikit perusahaan yang mencoba menerapkan metoda 5S justru merasa gagal dan tidak memberikan kontribusi yang berarti terhadap kinerja perusahaan yang ingin dicapai. Kenapa..? salah satu penyebabnya adalah tidak adanya komitmen bersama dan dukungan penuh yang konsisten dari level top manajemen dalam menjalankan sistem 5S. Harus disadari bahwa penerapan metoda 5S merupakan suatu pendekatan berbasis tim/kelompok yang memerlukan dukungan manajemen puncak dan keterlibatan semua karyawan di area kerja agar selalu perduli dengan lingkungan kerjanya melalui tindakan memantau, mengidentifikasi kemudian mengevaluasi atas dasar keperdulian yang tinggi untuk selalu melakukan perbaikan.

Merujuk dari perusahaan yang berhasil menerapkan system ini dapat disimpulkan bahwa untuk memperoleh kinerja pelaksanaan 5S yang optimal sebaiknya dilakukan di bawah bimbingan seorang yang berpengalaman baik melalui pelaksana internal yang telah terlatih yang berasal dalam lingkup perusahaan yang bersangkutan maupun menyewa konsultan ahli untuk memberikan in-house training 5S sebagai usaha untuk memberikan pemahaman standar kepada seluruh karyawan yang terkait. Kenapa ? karena melalui pelaksanaan pelatihan secara menyeluruh dan terprogres diharapkan seluruh karyawan akan dibekali pengertian yang memadai agar memiliki pola pikir yang sama dalam pelaksanaan tahapan tahapan penerapan 5S yang benar dan efektif.

Mereka-mereka yang terlibat dalam penanganan 5S diharapkan mampu mengatasi setiap aspek yang berpotensi menjadi sumber yang menyebabkan pemborosan yang banyak ditemukan di lingkungan kerja yang tidak teroganisir dengan baik bahkan secara visual dapat memperlihatkan kesan sangat semrawut dan berdampak buruk terhadap aspek produktifitas, biaya, qualitas produk maupun sistem pelayanan. Pelaksanaan metoda 5S bukalah tindakan kegiatan yang dilakukan sekali saja ataupun sesaat yang hanya dilakukan tergantung kondisi dan kemauan manajemen tingkat atas yang biasanya baru bereaksi untuk mengusulkan suatu tindakan perbaikan ketika terjadi permasalahan yang muncul secara mendadak, akan tetapi harus merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara rutin dalam konteks budaya perusahaan/organisasi yang harus dibangun sebagai wujud tindakan perbaikan yang spontan dan berkesinambungan.

Sebagai suatu langkah awal yang strategis sebaiknya pelaksanaan 5S harus berawal dari merubah paradigma karyawan untuk mengatasi kurangnya toleransi karyawan terhadap sikap dan pola pikir  dalam mengatasi hal-hal yang tidak standar yang biasa terjadi dalam suatu lingkungan kerja. Dalam level perusahaan/organisasi yang besar dan menengah, tahapan strategi yang efektif dalam memulai pelaksanaan metoda 5S dalam konteks perusahaan secara kolektif diseluruh bagian adalah sbb :

1.   Membentuk Team 5S

Tahapan pertama yang harus ditempuh dalam menerapkan metode 5S adalah membentuk tim inti pelaksana 5S yang berasal dari berbagai departmen/bagian kerja. Anggota tim 5S harus terorganisir dengan baik  serta dibekali pemahaman yang memadai tentang penerapan 5S yang sistematis dan tepat sasaran. Mengapa ? Karena apabila penguasaan/pemahaman 5S dari anggota tim yang terbentuk belum memungkinkan maka langkah yang harus ditempuh adalah mengutus beberapa diantara mereka untuk mendapatkan pembekalan pemahaman yang cukup melalui pelatihan penerapan 5S diluar lingkungan perusahaan. Alternatif lain yang sering dilakukan pihak perusahaan dapat mendatangkan trainer dari luar perusahaan untuk melakukan workshop pelatihan 5S yang bertujuan untuk mengoptimalkan pemahaman penerapan 5S. Cara ini akan lebih efektif karena selain dapat dijadikan sebagai ajang pengenalan 5S kepada seluruh anggota tim maupun karyawan, juga dapat merupakan momentum terciptanya inisiatif untuk mendapatkan ide/gagasan baru yang lebih baik dalam mengoptimalakan hasil penerapan 5S yang akan di jalankan.

2.   Merancang Sistem Pelaksanaan 5S

Sebelum memulai, team harus menyusun dan merencanakan sistem pelaksanaan 5S yang baik sesuai kondisi aktual di perusahaan. Lakukan observasi di lapangan dengan melihat dan mengevaluasi lansung situasi kerja yang sebenarnya agar benar-benar mengacuh pada aktualisasi sistem kerja yang sedang berjalan dilapangan. Lihatlah situasi areal lingkungan kerja yang ada, bagaimana orang bekerja, seberapa jauh pekerjaan yang dilakukan dan alat-alat serta fasilitas yang digunakan di masing-masing bagian, bagaimana penanganan material dan bahan baku yang di terapkan, apakah terdapat beberapa factor yang berpotensi menyebabkan kecelakaan dll. Simpulkan apakah semua aktifitas yang dilakukan berdampak besar terhadap timbulnya banyak gerakan yang tidak efektif karena factor manusia, alat, metoda kerja, linkungan kerja  dan penyimpanan material yang kurang baik sehingga menjadi sumber yang berpotensi mendatangkan pemborosan. Dari catatan pemantauan yang dilakukan oleh tim, dapat menjadi alternatif pertimbangan dalam memetahkan rencana sistem pelaksanaan 5S yang baik.

Metoda penerapan 5S adalah merupakan konsep tim yang dilakukan secara terpadu dan menyeluruh dalam suatu areal kerja, hal ini membutuhkan partisipasi semua pihak untuk merancang, pengimplementasikan dan mempertahankan itu semua sesuai dengan karakter tempat kerja dimasing masing bagian. Dalam tahapan ini tim harus merumuskan aturan serta tata cara menyangkut prosedur dan tahapan pelaksanaan 5S yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaannya dengan merumuskan hal-hal sbb :

  

2.1 Merancang SOP Pelaksanaan 5S.

Penetapan petunjuk yang dapat berperan sebagai aturan tata cara pelaksanaan 5S dalam bentuk SOP (Standard Operational Prosedur) merupakan hal yang perlu didefinisikan secara jelas, informatif dan mudah difahami. Karena hal ini merupakan kesapakatan dan komitmen bersama sehingga setiap pihak yang terlibat dalam penerpapan 5S memiliki acuan yang sama yang secara lansung mendukung penyamaan pola pikir, bagaimana menyikapi pelaksanaan metoda 5S yang sitematis.

2.2 Merancang Lembaran Audit 5S yang Standar

Untuk menjamin kinerja implementasi 5S agar program pelaksanaannya dapat dilakukan  dengan tepat sasaran maka diperlukan aktifitas yang merupakan tahapan inspeksi/evalauasi 5S secara terjadwal. Dalam mekanisme pelaksanaanya dibutuhkan alat untuk mengukur dan mengevaluasi hasil kinerja 5S yang biasa disebut dengan “Lembaran Inspeksi 5S”. Ada beberapa elemen penting dalam membuat lembaran inspeksi 5S antara lain adalah (1) uraian score atau hasil audit yang biasanya ditentukan dengan skala nilai 1 -5, (2) uraian elemen yang ditekankan untuk menjadi sasaran utama penilaian implementasi 5S. (3)  Skor yang dihasilkan dari tiap penilaian elemen-elemen yang diarahkan menjadi focus audit yang akan diisi lansung oleh evaluator atau inspector 5S. Penjabaran isi uraian pemeriksaan harus menjadi fokus sasaran inspeksi/evaluasi 5S bisa berbeda disetiap area inspeksi yang menjadi tanggung jawab masing-masing bagian/kelompok kerja, sesuai dengan kondisi dan karekter operasionalnya. Pelaksanaan inspeksi/evaluasi  penerapan 5S sebaikanya dilakukan secara tim secara terjadwal baik jangka pendek maupun jangka panjang. Banyak perusahaan yang menerapakan inspeksi/evaluasi 5S dengan melibatkan manager departemen yang bersangkutan sebagai suatu aspek yang bisa menimbulkan rasa antusias karyawan.  Tidak ada satu ukuran cocok untuk semua pendekatan, tapi setiap langkah dari sistem 5S harus dilaksanakan, dipantau dan terus ditingkatkan.

2.3 Mengatur Pelaksanaan Audit 5S

Untuk menjamin dan mengendalikan apakah pelaksanaan 5S berjalan secara konsisten maka perlu menerapkan proses audit 5S yang terjadwal secara berkesinambungan dalam suatu periode yang ditentukan. Lakukan penerapan sistem audit 5S secara multi level dan berjenjang dimana setiap level dalam organisasi memiliki peran untuk terlibat lansung dalam memastikan bahwa  pelaksanaan 5S berjalan dan berkembang baik.

Audit 5S dilakukan dengan menggunakan form audit yang telah disusun berdarakan keperluan yang sangat bermanfaat untuk mengevaluasi seberapa baik sistem 5S bekerja secara keseluruhan misalnya apakah ada masalah sistemik dengan mempertahankan 5S ? Keterlibatan top management sangat diharapkan dalam pemantauan hasil pelaksanaan 5S sebab dibanyak perusahaan seringkali, keterlibatan level tinggi managemen  merupakan motovator terbaik untuk melakukan audit tersebut.

3.   Pilot Project 5S

Saat rancangan prosedur pelaksanaan 5S terselesaikan, maka langkah selanjutnya adalah memulai menerapkan metoda pelaksanaan 5S sesuai prosedur aturan yang telah ditetapkan. Untuk skala perusahaan organisasi yang besar dan menengah, mengingat ketersediaan waktu dari beberapa bagian berbeda-beda untuk menetapkan kapan waktu yang tepat memulai menerapakan 5S maka cara yang efektif sebaiknya mengawali penerapannya pada salah satu area/dept. tertentu sebagai pilot project ( proyek percontohan) yang pelaksanaannya dapat dilakukan dengan melibatkan beberapa pihak dari lintas karyawan. Cara ini sangat efektif sebagai tahapan awal yang berfungsi sebagai proyek percontohan yang selanjutnya dapat ditindaklanjuti dan diikuti penerapannya pada areal lain yang berbeda.

Pelaksanaan pilot proyek akan lebih efektif jika dilakukan oleh tim 5S yang terpilih dalam suatu aktivitas workshop. Tim 5S yang terlibat harus melakukan evaluasi pelaksanaan dengan memantau aspek kelemahan yang masih berpotensi terjadi untuk kemudian dilakukan evaluasi dalam keperluan perbaikan yang lebih lanjut.

 4.   Kick Off Penerapan 5S :

Ketika sistem 5S ingin diterapkan dan diperkenalkan kepada seluruh jajaran di perusahaan, pada umumnya diawali dengan event resmi semacam kick off sekaligus sebagai wadah pemberitahuan dimulainya penerapan 5S secara resmi kepada seluruh karyawan yang sebaiknya disampaikan secara resmi oleh jajaran direksi/pimpinan. Hal ini sangat penting sebab disamping wadah pemberian dukungan  penuh pihak manajemen yang diperlihatkan kepada seluruh karyawan juga merupakan wujud tindakan keperdulian lansung yang dapat diharapkan sangat efektif dalam memompa semangat karyawan untuk maju dengan harapan dapat melahirkan komitmen kebersamaan yang kokoh dalam menjalankannya setiap sistem yang dapat memajukan perusahaan.

Mengapa hal diatas dianggap penting ? Karena dari beberapa pemantaun kami, banyak perusahaan yang menerapkan system 5S tidak bisa berjalan dengan baik secara berkesinambungan sesuai dengan yang diharapkan karena tidak adanya komitmen dan dukungun penuh dari jajaran direksi maupun pimpinan perusahaan/instansi yang menyelenggarakannya. Kurangnya atau tidak adanya sosialisi pemahaman penerapan dan tujuan 5S kepada seluruh jajaran karyawannya juga merupakan suatu hal yang paling subtansial menyebabkan penerpan 5S gagal terimplementasikan.

Pentingnya sebuah aktifitas kick-off dalam memulai sesuatu aktivitas yang berbasis kemajuan perusahaan adalah momen yang paling tepat untuk dapat mengumpulkan seluruh jajaran karyawan yang terlibat. Sehingga saat inilah yang paling tepat untuk membahas, menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan proyek serta meminta dukungan, komitmen serta kerjasama dari seluruh karyawan.

  

5.   Training 5S

Training 5S

Penerapan pendekatan 5S memiliki tahapan strategis yang diperlukan bagi setiap yang menjalankannya. Dibutuhkan suatu pelatihan yang memadai bagi karyawan yang ingin menerapakan  metode 5S yang baik karena penguasaan metoda serta pengetahuan dasar bagaimana menjalankan 5S melalui tahapan training yang terpadu adalah sangat penting mengingat hal ini sangat berhubungan dengan kualiatas impelementasi riil di lapangan. Namunpun demikian awal pelaksanaan 5S harus dimulai dengan perubahan “mind set” karyawannnya sehingga dapat memperkokoh komitmen setiap pihak yang menjalankan.

Ingat, bahwa penerapan 5S tidak harus disikapi sebatas aktifitas bersih-bersih di lingkungan kerja tapi selebihnya  jika penerapannya dapat di rancang secara sistimatis dan terintagrasi maka akan mampu menjadi alat yang dapat mendisiplinkan dan membangun mental karyawan dalam bekerja. Oleh sebab itu desain system dan prosedurnya merupakan aspek yang harus diutamakan dan semua hal tersebut harus di bimbing dan diarahkan oleh seorang instruktur atau trainer yang berpengalaman. Terwujudnya pelaksanaan 5S yang sistimatis akan bermuara pada sasaran yang merupakan tahapan paling penting dari penerapan 5S dalam mendukung kualitas dan efisiensi karena hasil akhirnya dapat menyentuh pembangunan budaya yang positif pada lingkungan kerja itu sendiri.

6.   Melaksanakan Audit 5S

Langkah yang paling benar dan tepat dalam menjamin pelaksanaan program pelaksanaan 5S yang stabil dan konsisten sesuai prosedur harus ditempuh pelaksanaan audit 5S yang efektif dimana dalam pelaksanaannya audit 5S dapat diterapkan secara terjadwal sebagai  tindakan pengendalian yang terkontrol dan ketahui oleh semua pihak terkait.

Disamping Pelaksanaan audit 5S perlu dilakukan secara terjadwal namun demikian pelaksanaan audit dengan sistem acak yang bersifat mendadak oleh pihak top management untuk mengindari pihak yang biasanya hanya menerapkan aktifitas pengendalian 5S, yang biasanya masih terdapat pihak pihak yang hanya melakukannya sebagai persiapan yang hanya dilakukan sebelum audit 5S dilakasanakan.

Tujuan pelaksanaan audit diatas sedikitnya dapat memberikan sinyal pemberitahuan yang bersifat peringatan agar selalu konsisten dalam menerapakan kaidah 5S kepada setiap karyawan agar selalu memantau secara konsisten tentang kemajuan pelaksanaan 5S yang diterapkan. Yang paling penting, meninjau hasil dan item tindakan (yang baik dan yang buruk) dengan kelompok yang bertanggung jawab untuk area yang diaudit.  Dengan selalu mengharapkan untuk mendapatkan umpan balik dan ide-ide karyawan.

7.   Visualisasi hasil pencapaian 5S

Visualisasi Kinerja 5S

Setiap penerapan 5S memilki tujuan baik dan berdampak positif  dalam menopang pencapaian visi suatu perusahaan sesuai dengan yang diharapkan yaitu terciptanya lingkungan kerja yang bersih, rapih, terorganisir hingga dapat menciptakan disiplin karyawan yang tinggi dalam bekerja.  Untuk menjamin pengelolaan yang baik dan konsisten dibutuhkan tranparansi melalui visualisasi pencapaian kinerja penerapan 5S agar diketahui semua pihak mulai dari level pelaksanan, jajaran manajemen, bahkan customer maupun siapa saja yang berada dilingkungan kerja.  Penerapan sistem visual management menyangkut  pencapaian 5S pada beberapa perusahaan menggunakan papan board  yang mudah diakses oleh siapa saja dengan menyajikan informasi penting tentang kemajuan penerapan 5S dan temuan permasalahan yang ada seperti : jadwal audit 5S, hasil audit 5S, kemajuan yang telah dicapai dalam menjalankan 5S, laporan permasalahan yang terjadi, lokasi terjadinya permasalahan, siapa yang bertanggung jawab dalam melakukan penanggulanangan atas permasalahan yang ditemukan serta status penyelesaian perbaikan yang dilakukan apakah sudah terlaksana atau belum.

Terbentuknya budaya 5S yang baik sesuai yang diharapkan dapat menjadi mekanisme yang efektif dalam menemukan potensi perbaikan dari yang berskala kecil maupun besar karena aktifitas 5S yang konsisten dan efektif akan mampu menemukan aspek pemborosan yang ada disetiap dilingkungan kerja. Sehingga dengan demikian semakin terciptanya penerapana 5S yang berhasil dan tepat sasaran sesuai kebijakan manajemen dalam menjalankan 5S yang berhasil maka akan semakin memungkinkan tim kerja anda untuk melakaukan kaizen (continuous Improvement/perbaikan berkesinambungan yang berbasis 5S dengan frekwensi yang lebih besar dengan hasil yang lebih besar.

Kemajuan yang dicapai dengan selalu melakukan perbaikan yang berbasis 5S akan melebihi kesempurnaan yang ada. Dalam filosofi kaizen tidak boleh merasa puas dari apa yang telah dicapai karena ketika dalam diri kita tertanam prinsip untuk selalu lebih baik dari waktu kewaktu. Mulailah hari ini… dengan selalu berprinsip tidak ada yang baik tapi selalu ada yang lebih baik. (Syar. Lantory, Jkt-August 2014).