Cara Efektif Menerapkan Kaizen Workshop Event

By : Wolio - Shopfloor Management & Genba Kaizen Specialist

Kaizen telah dikenal sebagai suatu metoda parktis yang terfokus pada tindakan perbaikan menuju kearah yang lebih baik dari sebelumnya dalam menjalankan proses operasional dibidang manufactur, engineering, develoupment maupun busines management. Metode ini telah berhasil diterapkan di toyota dan menjadikannya sebagai pijakan yang subtansial atas keberhasilan dalam  menempatkan diri sebagai perusahaan otomotif teratas dalam bisnis otomotif dunia. Seiring dengan perkembangannya kaizen tidak hanya cocok diterapkan sektor manufaktur tapi juga disektor lain seperti kesehatan, psikoterapi, coaching, pemerintahan, banking, pertambangan, dan diberbagai industri lainnya.

Untuk meningkatkan kinerja perusahaan kearah yang lebih, banyak pihak yang ingin menerapkan metoda perbaikan yang berasal dari Jepang ini, bertanya-tanya bahkan menyewa para konsultan kaizen untuk mengetahui lebih jelas bagaimana menerapkan "kaizen workshop" yang efektif agar mencapai sasaran yang dinginkan sehingga kaizen dapat diandalkan  sebagai suatu solusi yang paling efektif menuju perubahan kinerja perusahaan menjadi lebih baik.

Pengertian kaizen dalam bahasa Jepang berarti perbaikan cepat secara terus menerus untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya. Fokus perbaikan tersebut diarahkan untuk menghilangkan semua aspek yang teridentifikasi sebagai hal-hal operasional yang tidak bernilai tambah serta pemborosan yang banyak ditemukan dalam proses operasional persahaan maupun instansi pemerintahan. Kaizen adalah bagaimana membuat agar pekerjaan lebih muda dengan selalu menyadari bahwa metoda kerja yang paling mudah bukan berarti cepat dan paling nyaman tapi juga harus paling cepat dan kondusif dalam menciptakan produk dengan kualitas yang baik. 

Sebagai suatu acuan yang efektif dalam konteks pendekatan lean management (manajemen ramping), pelaksanaan kaizen workshop biasanya dilakukan dengan melibatkan elemen kunci suatu organisasi mulai dari karyawan lintas operasional, fungsional sampai pada level manajemen puncak, bersama-sama ikut terlibat dalam kelompok/tim untuk tujuan perbaikan  melalui proses menganalisa, merancang, memutuskan, berkomunikasi, bertindak dan mengukur agar memperoleh capaian perbaikan yang lebih baik dari problem yang ada maupun standar kinerja yang dicapai sebelumnya.

Contoh : Kaizen Workshop 5 hari (1 minggu)

Dalam pelaksanaan kaizen, tidak sedikit pihak-pihak yang telah menerapkan kaizen proses pada akhirnya merasa gagal mencapai hasil yang signifikan untuk memperoleh perubahan yang lebih baik sesuai harapan. Hal tersebut disebabkan berbagai faktor yang menjadi pemicu  kegagalan  dalam menerapkan kaizen, karena selain tidak dibarengi dengan perubahan sikap secara kolektif dari seluruh karyawan, dan tidak adanya dukungan dan komitment penuh dari top management maka faktor lain yang menyebabkan kegalan tersebut disebabkan kurang efektifnya tehnik dan metoda yang diterapkan dalam menjalankan kaisen sebagai alasan dibalik tujuan dan sasaran dalam tulisan ini.

Dari pengalaman yang kami amati termasuk ketika melakukan workshop yang ada perusahaan Amerika Serikat dan beberapa negara di asia lainnya, salah satu alasan awal kegagalan kaizen juga karena sebagian besar perusahaan yang menerapakan kaizen belum sepenuhnya berkomitmen untuk menempatakan dan merespond  kaizen sebagai suatu landasan strategi. kaizen harus dimulai dari perubahan pola pikir bukan merupakan suatu tool management yang hasil pencapaiannya secara drastis dapat dilihat dalam jangka pendek tapi merupakan suatu akumulasi keberhasilan dalam konteks jangka panjang dimana setiap karyawan memiliki pola pikir yang selalu berkomitment untuk membuat hal-hal baru yang lebih baik.

Pelaksanaan kaizen memerlukan keterlibatan pihak-pihak terkait sesuai dengan bidang yang akan di perbaiki, memerlukan usaha tingkat tinggi yang tepat sasaran, melalui koordinasi yang baik dengan mendapatkan dukungan penuh dari level top manajemen. Pelaksanaan kaizen yang tidak tepat sasaran akan menimbulkan efek buruk pada hasil dan keberlanjutannya jika tidak dilakukan dengan hati-hati dan strategis. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengembangkan rencana rinci yang mencakup seluruh aspek dari keberhasilan implementasi.

Sekalipun implementasi kaizen dalam tatanan cooporat awalnya dilakukan di Toyota sebagai salah satu dari strategi Toyota Production System (TPS), penerapan kaizen workshop 5 hari di toyota sendiri jarang diterapkan. Kaizen workshop 5 hari merupakan pendekatan ala barat yang berawal dengan memilih area penerapan kaizen yang memungkinkan untuk dilakukan perbaikan. Kaizen workshop mingguan merupakan suatu “event” atau proyek mini yang dilakukan pada waktu tertentu untuk melakukan perbaikan pada suatu area tertentu yang skop perbaikannya melibatkan beberapa bagian/departement terkait yang telah dipetakan dalam value stream mapping pihak departemen yang berperan sebagai sponsor dengan sasaran dan tujuan yang jelas yaitu "berubah lebih baik".

Kaizen event seperti ini hampir dilakukan di beberapa perusahaan barat yang telah mengadopsi penerapan sisitem perbaikan, dimana setiap peserta yang terlibat akan sepenuhnya berkonsentrasi pada pemetaan proses yang akan diperbaiki, mengidentifikasi inefisiensi proses yang merupakan biang pemborosan lalu membuat rencana perbaikan yang strategis agar menghasilkan proses produksi maupun pelayanan yang lebih baik, lebih cepat dan output produk/pelayanan yang lebih konsisten.

Lalu bagaimana metoda yang tepat dalam memulai melakukan inisitif kaizen workshop event (kaizen 5 harian/seminggu) ? Beberapa tahapan yang harus dilakukan agar kaizen workshop berjalan tepat sasaran dan menghasilkan perbaikan yang signifikan. Dibawah ini kami akan menguraikan tentang langkah-langkah yang efektif dalam menyelenggarakan kaizen workshop event sesuai dengan hasil pantauan maupun pengalaman kami dalam menjalankan kaizen workshop sbb :

1.    Menentukan Potensi Masalah.

Tahapan ini adalah menentukan topik masalah yang biasanya dilakukan oleh suatu departemen yang memiliki rencana perbaikan secara  periodik yang sekaligus berperan sebagai sponsor kaizen workshop. Potensi perbaikan biasanya telah teridentifikasi oleh suatu department karena terdapat proses inefficiency yang bersifat ‘non value added” yang berdampak besar terhadap pemborosan yang terkait dengan cost, waktu, qualitas dll. Perusahaan yang sudah menerapkan "lean management" selalu memetakan semua  permasalah yang telah teridentifikasi dalam peta identifikasi masalah sistematis yang biasa disebut ‘Value Stream Mapping (VSM)” yang merupakan suatu tool grafik yang biasa digunakan dalam pendekatan lean management . Value Stream Mapping merupakan tools yang efektif dalam menggamabarkan seluruh aliran material, proses, jumlah pekerja, serta kapasitas  proses operasional secara sistematis dan terstruktur yang menggambarkan keseluruhan bisnis proses dari aktifitas masuknya raw materal sampai menjadi produk untuk dikirim ke customer. 

2.    Bentuk Team Workshop.

Tahapan ini merupakan pembentukan team workshop yang terlibat dalam proses perbaikan yang akan dilakukan. Jumlah tim dalam kaizen workshop biasanya berjumlah 6 hingga 10 orang, tergantung kebutuhan yang disesuaikan dengan skop atau bobot perbaikan. Peserta yang terlibat dalam workshop sebaiknya terdiri dari beberapa utusan dari departemen lain dan akan lebih baik jika  berasal dari departemen yang terkait dengan tema perbaikan yang akan diusung sehingga ide, opini dan perspektif yang terlontar akan lebih mengenah dan variatif. Untuk lebih fokus dalam melakukan perbaikan diharapkan agar setiap tim yang terlibat selama proses kaizen workshop harus bebas dari aktivitas pekerjaan rutin harian sehingga memudahkan sasaran dan strategi yang akan ditentukan selama berlansungnya proyek kaizen.

3.    Melakukan Pelatihan Kaizen Workshop

Salah satu Model Pelatihan Kaizen Workshop

Sebelum peserta memulai melakukan workshop, sangat penting melakukan pelatihan (training) sebagai pembekalan awal setiap anggota team yang terlibat dalam proses perbaikan. Training biasanya dilakukan oleh seorang trainer atau instruktur berpengalaman, khususnya bagi para peserta workshop yang baru pertama kalinya mengikuti kaizen workshop event. Materi pelatihan yang diberikan harus terfokus pada pengertian dasar, tujuan dan sasaran yang akan dicapai, metoda melakukan pengukuran, teknik mengidentifikasi akar permasalahan, mengeksekusi permasalahan secara efektif,  serta tahapan-tahapan penting yang harus ditempuh agar pencapaian yang diinginkan sesuai target. Pada umumnya pelatihan kaizen workshop dilakukan sehari penuh pada hari pertama dibarengi dengan simulasi kaizen game yang dapat membekali para anggota team dalam melakukan proses perbaikan.

4.   Mengidentifikasi Permasalahan

Identifikasi masalah perlu di tindak lanjuti oleh team kaizen, setelah mendapat gambaran awal dari departemen sponsor tentang arah dan sasaran yang akan di perbaiki sesuai dengan yang terncantum dalam value stream maping yang dibuat. Hal ini sangat penting untuk mendapatkan rincian dan gambaran permasalahan yang lebih real di area genba (lapangan) sekaligus menciptakan kesamaan persepsi sesama anggota team selama proses kaizen workshop berjalan dan dengan demikian target yang dimaksudkan akan mudah tercapai dan mengenai sasaran yang diinginkan

Tahapan melakukan identifikasi permasalahan seperti ini biasanya dilakukan setelah peserta mendapatkan pelatihan yang baik. Setiap peserta diberi kebebasan dalam menganalisa potensi permasalahan dari sudut pandang berbeda-beda yang pendekatannya mencakup batasan dalam aspek manusia (man), mesin (machine), materia (material), metode (method) dan lingkungan (environment) yang kemudian akan dibahas bersama team sehingga menghasilakan kesepakatan kolektif dari team kaizen.

5.   Menganalisa masalah

Tahapan ini merupakan tahapan yang penting setelah proses identifikasi permasalahan dilasanakan. Setelah pokok permasalahan didapat, lingkup permasalahan jelas, baseline tersedia, ditindak lanjuti dengan analisa untuk mengetahui akar permasalahan yang sebenarnya dengan menggunakan pendekatan root cause analysis. Terdapat banyak pendekatan yang berpotemsi untuk mencari akar penyebab suatu masalah, anatara lain dapat menggunakan beberapa tools seperti Ishikawa/Fishbone Diagram, 5 Why Analysis, Afinity Diagram, Fault Tree Diagram, dan sebagainya. Untuk memastikan bahkan mensingkronkan hasil analisa dengan permasalahan yang sebenarnya, harus dilakuakan validasi langsung ke tempat permasalahan yang sebenarnya di areal genba sehingga permasalah diketahu secara faktual.

6.  Tujuan dan Sasaran Workshop Kaizen

Setelah analisa masalah dilakukan merujuk pada setiap permasalahan yang teridentifikasi akan memudahkan team kaizen workshop untuk menentukan tindakan yang tepat dalam melakukan perbaikan. Penentuan tujuan dan sasaran kaizen workshop berdasarkan hasil analisa masalah yang teridentifikasi akan lebih efektif karena tujuan dan sasaran kaizen yang dilaksanakan akan lebih terperinci berdasarkan kasus per kasus sekalipun pada awal pelaksanaan workshop team kaizen sudah mendapatkan masukan tentang tujuan kaizen yang akan dijalankan lebih awal, yang masih bersifat general dan kolektif dari departement yang berstatus sebagai sponsor. Penetapan sasaran dan tujuan kaizen workshop sebaiknya tidak bersifat general akan tetapi terfokus pada kasus per kasus secara terintegrasi melalui tahapan analisa masalah yang dilakukan.

7.   Lakukan Pengukuran 

Team Kaizen Melakukan Pengukuran 

Sebelum memulai inisiatif tindakan perbaikan yang akan dilakukan harus mengetahui standar pekerjaan atau proses sebelumnya secara terukur yang tentunya  melalui tahapan pengukuran awal. Fokus yang menjadi parameter dalam pengukuran awal biasanya mencakup kondisi metrik yang ada seperti waktu siklus (cycle time), jumlah langkah/jarak tempuh dalam melakukan proses, jumlah pekerja (man power), proses kerja, fasilitas yang dimiliki, jumlah persediaan material, sistem transportasi dan sistem kerja yang ada. Untuk mengidentifikasi kondisi real yang ada secara visual sebaiknya team kaizen harus mengabadikan gambar kondisi atau lingkunga kerja yang akan di perbaiki.

Data-data metrik yang di peroleh/diukur sebelum perbaikan akan menjadi variabel pembanding bagi pengukuran akhir setelah proyek perbaikan selesai, sehingga akan diketahui sejauh mana progres perubahan yang dicapai antara sebelum dan sesudah proses kaizen. Ini berguna ketika pengukuran metrik diatas selesai setelah proses perbaikan maka team kaizen workshop akan dapat menilai dan memutuskan apakah program yang diterapkan tersebut efektif atau tidak.

8.  Laksanakan Tindakan Perbaikan 

Setelah selesai melakukan root cause analysis dan setiap elemen permasalahan terevaluasi dengan baik dan rinci dengan prinsip gembutsu, akar masalah yang sebanarnya akan ditemukan. Jika tim telah menemukan dan memahami akar masalah, segera buat rencana perbaikan dengan pendelegasian tindakan yang efektif kepada anggota team sebagai yang bertanggung jawab. Tindakan perbaikan yang dilakukan sebaiknya menggunakan filosofi tindakan yang bersifat "Just Do It" dengan menghindari Hi-Cost yang mungkin terjadi.  Dalam melakukan tindakan perbaikan langkah yang tepat dalam kaizen adalah melakukan tindakan langsung untuk memperbaiki akar masalah. 

9.   Periksa Hasil 

Setelah tindakan perbaikan selesai dilaksanakan, saatnya untuk memeriksa hasilnya dengan melakukan  pengukuran setelah perbaikan terlaksana, dimulai dengan melakukan pengukuran ulang terhadap variable-variabel metrik yang sudah dilakukan dalam pengikuran sebelum dilaksanakan tindakan perbaikan. Jika terdapat indikator yang belum menunjukkan perubahan nilai yang diharapkan secara terukur maupun visualnya atau apakan kinerja tim dalam melakukan perbaikan sudah efektif ataukah masih ada kekurangan maka sebaiknya dilakukan analisa ulang. Jangan lupa mengabadikan perubahan visual yang terjadi setelah dilakaukan perubahan oleh team kaizen workshop.

10. Presentasikan Hasil

Contoh : Presentasi hasil Kaizen

Tahapan selanjutnya lakukan presentasikan hasil perubahan yang telah dicapai oleh tim kaizen workshop, dengan mengudang pihak-pihak terkait termasuk para manager sampai ke level top management untuk mengetahui hasil dan perubahan yang dicapai. Dalam melakukan presentasi hasil kaizen sebaiknya semua anggota team kaizen mendapat giliran/kesempatan untuk mempresentasikan hasil perbaikan yang menjadi tanggung jawabnya selama proses kaizen workshop.  Semua pencapaian yang dilakukan secara terukur harus disampaikan karena dalam presentasi tersebut akan dihadiri beberapa pihak dari departement terkait. Lakukan konfirmasi semua hasil akhir dari pengukuran metrik terbaru setelah kaizen karena nilai-nilai yang di peroleh tersebut akan merupakan standard terbaru yang harus disepakati bersama. 

11. Standardisasi 

Jika hasil pencapaian team kaizen telah disepakati melalui forum presentasi kaizen yang diadakan dan   hasilnya telah terbukti sangat efektif untuk memperoleh hasil yang lebih baik dari sebelumnya, maka lakukan standarnisasi terhadap nilai baru seperti waktu siklus, layout, dan aliran proses dll. Semua pencapai nilai sebagai standard yang baru akan menjadi acuan atau patokan program perbaikan selanjutnya untuk memastikan hasil perbaikan tersebut sustainable dan dapat diikuti sebagai petunjuk kerja yang yang baru dan dijalankan dengan konsisten.

12. Lakukan Follow Up 

Setalah tahapan diatas selesai anggota tim kaizen workshop dibawah koordinasi seoarang workshop team leader harus menindak lanjuti beberapa masalah dan tindakan yang belum selesai selama Kaizen event berlansung. Daftar tindakan yang dilakukan dalam mensukseskan penerapan hasil kaizen workshop harus dicantunkan lembaran "Action Plan" sesuai waktu yang disepakati. Lakukan follow up / tindak lanjut dan pastikan semua tindakan selesai dengan baik. Lakukan review untuk memastikan hasil perbaikan sampai tuntas.

Contoh : Hasil Kaizen Workshop yang fantastis

Manfaat kaizen yang dapat membawa perusahaan akan lebih baik dalam pencapaian kinerjanya telah  menarik minat banyak perusahaan untuk menerapakannya pendekatan kaizen sebab disamping nilai tambah yang didinginkan diperoleh perusahaan, karyawan juga akan mendapat banyak keuntungan antara lain dengan mendapatkan efisiensi dan efektivitas yang memudahkan  sistem kerja yang diperankan oleh karyawan sehingga berdampak lansung terhadap produktivitas yang mencakup penghematan biaya operasional, pencapaian qualitas produk/pelayanan, tercapainya keamanan yang baiak serta akan membentuk mental/moral karyawan yang diharapkan. (by Syar Lantory).